إجراء التصوير الضوئي للوثائق

إجراء التصوير الضوئي للوثائق

التعريف: عملية فنية يتم من خلالها تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية.

الهدف:

•  ضبط عملية تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية لضمان تحقيق الجودة بالنسبة لجميع الوثائق المصورة ضوئيا.
•  إنجاز نسخ احتياطية للوثائق التاريخية.
•  الاكتفاء بالاطلاع على الوثائق الإلكترونية من أجل المحافظة على الوثائق الأصلية من أي تلف قد يلحق بها من جراء تكرار تداولها.
•  تسهيل عملية الوصول إلى الوثائق إلكترونيا عبر النظم الإلكترونية المتوفرة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.

خطوات الإجراء:

•  تحضير الوثائق للتصوير الضوئي.
•  ضبط الأجهزة حسب المعايير المعتمدة بالأرشيف.
•  تنفيذ المسح الضوئي للوثائق الورقية.
•  التدقيق على جودة الوثيقة الإلكترونية ومطابقتها مع أصل الوثيقة الورقية.
•  فهرسة الوثائق بإدخال بياناتها في النظام الإلكتروني المعتمد.
•  التدقيق على البيانات المدخلة في النظام الإلكتروني و مطابقتها مع الوثائق.
•  ترحيل الوثائق وبياناتها إلى النظام الإلكتروني المعتمد.
•  التدقيق على البيانات المرحلة إلى النظام الإلكتروني المعتمد.