سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية
تضع هذه السياسة نظاماً متكاملاً يسعى إلى تنظيم عملية إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية في كل مراحل دورة حياتها تنفيذاً لمتطلبات القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف و المكتبة الوطنية المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، لضمان انسيابية استخدام والاستفادة من الوثائق طيلة فترة حياتها بالأرشيف والمكتبة الوطنية.
الهدف:
- توفير إطار لإدارة الوثائق والملفات خلال دورة حياتها منذ النشأة لغاية الحفظ الدائم أو التخلص منها.
- توفير الإرشادات والتوجيهات بشأن إنشاء وإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
- تحديد مسؤولية كل طرف مشارك في عملية نشأة وإدارة الوثائق بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
- تحديد الطرق العلمية في تخزين الوثائق والملفات الورقية والإلكترونية وشروط إتاحتها للمستخدمين بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
نص السياسة:
يلتزم الأرشيف و المكتبة الوطنية بتطبيق سياسة متكاملة لإدارة الوثائق بناء على أحدث التقنيات والتكنولوجيا في مجال البرامج والتطبيقات الحاسوبية المستخدمة في التوثيق والأرشفة الإلكترونية وإدارة المعلومات، بالإضافة إلى التجهيزات الخاصة بتخزين وتداول الوثائق الورقية والأوعية المعلوماتية الأخرى على النحو التالي:
- وضع نظام إدارة الوثائق والأرشيف تحت إشراف الأرشيف و المكتبة الوطنية، وفقا للقانون الاتحادي رقم 7/2008م ولائحته التنفيذية.
- إنشاء وتسلم والحفاظ على الوثائق والسجلات الرسمية لتوفير المعلومات الموثقة الكافية والمناسبة؛ لدعم النشاطات القائمة بالأرشيف و المكتبة الوطنية، وتقديم أدلة على الأعمال وكيفية أدائها والقرارات المتخذة.
- تطبيق نظام إدارة الوثائق من خلال المراحل التي تمر بها الوثائق العامة (جارية، وسيطة ودائمة)، بناء على خطة حفظ الملفات المعتمدة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
- تنظيم الأرشيف الجاري والوسيط حسب المقاييس العالمية وأفضل الممارسات بما يضمن الاستفادة القصوى من الوثائق وبما يحفظ حقوق الأرشيف و المكتبة الوطنية والمتعاملين معه من جهة وبما يساهم في تطوير نظم إدارة المعلومات والمعرفة ويدعم اتخاذ القرارات.
- وضع وتنفيذ خطة لحماية الوثائق الحيوية (vital documents) وتفادي الأضرار التي يمكن أن تلحق بها من جراء الكوارث وعوامل التلف.
- تخزين الوثائق والحفاظ عليها وفقا للبنية الأصلية للملفات لتسهيل الوصول إليها في الوقت المناسب وتأمينها في مواقع التخزين.
- وضع آليات لتسهيل الوصول إلى الوثائق بدقة وسرعة طبقا لسياسة أمن المعلومات.
- ضبط عملية التخلص من الوثائق حيث لا يجوز إتلافها إلا في الحدود المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية للأرشيف و المكتبة الوطنية وفي إطار الإجراء المعتمد.
- تصنيف الوثيقة “سرية” في حال احتوائها على معلومات قد يؤدي كشفها إلى المساس بأمن الدولة، أو بخصوصية الجهة الحكومية، أو الأشخاص العاديين المتعاملين معها.
- يكون الموظفون مسؤولين عن حفظ الوثائق وسريتها طيلة مدة استخدامها.
- تحفظ الوثائق السرية وفق الشروط المحددة لهذا النوع من الوثائق في الأرشيف و المكتبة الوطنية، ويوضع نظام لتتبع تداولها وجميع حركاتها والتحكم في نسخها.
- إعداد نظام وظائفي لتصنيف الوثائق، وترميزها طبقاً للنظام المعتمد بالأرشيف و المكتبة الوطنية والمحدد في اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 والمواصفات القياسية ل “آيزو” 15489 (المنظمة الدولية للمعايير).
- تحديد مدد حفظ الوثائق بناء على حاجة العمل والمتطلبات القانونية لحفظها في المكتب، وفي الأرشيف الوسيط.
- توفير أحدث نظم إدارة الوثائق الإلكترونية والأجهزة المتطورة، وضمان حفظ النسخ الكترونية الاحتياطية على المدى الطويل.
- نشر الوعي وتثقيف الموظفين بأهمية الوثائق وإدارة الوثائق ودور التقنيات الحديثة في الحفاظ عليها بتنظيم ورش عمل و دورات تدريبية دورية.
