سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في إتاحة الوثائق
تضع هذه السياسة المبادئ الأساسية للعملية القانونية التي يتم بها توفير المواد الأرشيفية للباحثين والمتعاملين وفق ما يمليه القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف و المكتبة الوطنية المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية والإجراءات المعتمدة بالأرشيف.
الهدف:
1. تمكين الأرشيف و المكتبة الوطنية من تحديد شروط الاطلاع على الأرشيف والمعتمدة بالأرشيف و المكتبة الوطنية.
2. تمكين الباحثين من الوصول إلى المعلومات والوثائق المحفوظة لدى الأرشيف و المكتبة الوطنية؛ لإنجاز بحوثهم وإثبات حقوقهم والمسؤولين لدعم قراراتهم.
نص السياسة:
يلتزم الأرشيف و المكتبة الوطنية بالتالي:
- عند تداول الوثائق وإتاحتها للباحثين، تطبق الشروط التالية:
- ألا تكون الوثيقة المطلوب الاطلاع عليها مصنفة “سرية”.
- توفير الوثائق التي تتضمن مادة معلوماتية للباحثين الراغبين في الاستفادة منها.
- أن تكون الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي بحسب نظام التصنيف المطبق في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
- أن يكون الاطلاع وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
- للمدير العام، حسب تقديره، حرية الموافقة على إطلاع الباحث على النسخة غير الإلكترونية للوثيقة.
- بمقتضى هذه السياسة وبناء على تقييم الوثائق، يقوم الأرشيف و المكتبة الوطنية بتحديد أصناف الوثائق التي يمكن الاطلاع عليها حسب المعايير والقوانين المعتمدة لديه.
- يُتاح الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالأرشيف و المكتبة الوطنية بعد زوال تصنيف “السرية” عنها.
- وضع التدابير اللازمة لضمان عدم ضياع أو تضرر الوثائق من جراء تداولها.
- وضع إرشادات وإجراءات تداول الوثائق الإلكترونية والسمعية البصرية بناءً على هشاشة أوعيتها.
- وضع التدابير لمنع تناقل الوثائق المستعارة بين الوحدات والموظفين والباحثين ومنع تسرب محتوياتها.
- تطبيق الإجراءات المناسبة لإرجاع جميع الوثائق في الوقت المحدد مع إمكانية التمديد حسب الحاجة لضرورة البحث.
- الالتزام بإجراءات وشروط الاطلاع على الأرشيف الخاص المودَع لدى الأرشيف و المكتبة الوطنية.
