سياسة الأرشيف و المكتبة الوطنية في حفظ الوثائق
لضمان سلامة القيمة المادية والفكرية للأرشيف الأصلي على المدى الطويل يتم توفير الحماية اللازمة والظروف المناخية والبيئية المناسبة لحفظ الأرشيف حسب نوعية الوعاء.
الهدف:
- توفير الظروف المناسبة في مواقع حفظ الأرشيف لحماية المواد الأرشيفية بشتى أنواعها من التلف.
- وضع الضوابط والأسس التي تساعد في حفظ المواد الأرشيفية.
- حث الجهات الحكومية والخاصة على تحويل أرشيفها إلى الأرشيف و المكتبةتطبيق معايير الأمن والسلامة، وأفضل الممارسات العالمية في تجهيز وتأمين أماكن حفظ المواد الأرشيفية.
نص السياسة:
تطبق سياسة حفظ الوثائق في الأرشيف و المكتبة الوطنية بمراعاة الإجراءات اللازمة لتخزين وحماية الوثائق بشتى أنواعها وأشكالها، على النحو التالي:
- تخصيص مخازن لحفظ الوثائق بتطبيق المواصفات القياسية الدولية في مجال حفظ واسترجاع الملفات، بما يضمن المحافظة على سرية الوثائق.
- جمع الوثائق الأصلية المنتهية الصلاحية بالنسبة لمنتجيها في الجهات تخصيص مساحات التخزين لكل نوع من أنواع الوثائق والأرشيف، تتسم بالبيئة المناسبة للحفظ على المدى الطويل.
- إعداد خطة دورية لعمليات الصيانة ورقابة الظروف البيئية للمباني ومساحات حفظ الوثائق.
- تقييم الأرشيف و المكتبة الوطنية للوثائق التاريخية من أجل اختيارالحرص على نظافة وصيانة أجهزة حفظ الأرشيف والوثائق الحساسة والهشة لتفادي ضياعها.
- وضع تعليمات الأمن والسلامة والبيئة المناسبة، ومتابعة تطبيقها في أحسن الظروف لتخزين وحماية الوثائق.
- تأمين مخازن الحفظ بوضع نظام مراقبة الدخول والخروج؛ لتفادي تسرب الوثائق ومن ثم ضياعها.
- وضع خطة للطوارئ ومواجهة الكوارث ونشرها ومراجعتها مع الجهات المتخصصة “الدفاع المدني”.
- تصميم أدلة إرشادية لصالح مستخدمي الوثائق، تبين كيفية تجنب الأخطار والأضرار على الوثائق.
- التأكد من أن كل الشروط والمواصفات القياسية والظروف الأمنية متوفرة عند عرض الوثائق الأرشيفية في المناسبات والمعارض.
- تطبيق جميع القوانين واللوائح الخاصة بالصحة والسلامة المهنية في إمارة أبو ظبي ودولة الإمارات العربية المتحدة.
