الأرشيف الوطني يوعي بأهمية الوثائق والأرشيف وتصنيف الملفات وعمليات الجرد في أرشيفات الجهات الحكومية 

يواصل الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة تقديم الدعم والخدمات الاستشارية والتدريبية للمؤسسات الحكومية، ومتابعة تطوير أداء أرشيفاتها وفق أرقى المعايير الدولية لحفظ السجلات الحكومية، وبهذا الصدد استعرض خبراء من الأرشيف الوطني أهمية الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية بإمارة رأس الخيمة، وفي وزارة البيئة والتغير المناخي وبلدية الفجيرة سلط بعض المختصين في الأرشفة الضوء على مراحل جرد الوثائق والملفات وآلياتها، وفي مدينة العين تمّ تنظيم ورشة عمل عن " تحليل الأعمال وبناء خطة تصنيف الملفات في مؤسسة الرعاية الاجتماعية وشؤون القصر"، واستضافت كل من دائرة النقل بمقرها في أبوظبي وبلدية العين بمقرها في مدينة العين ورشة توعوية حول "جرد الوثائق في الجهات الحكومية"، حيث تمّ التركيز فيها على أفضل الممارسات والمقاييس المستخدمة بإدارة الأرشيفات والحفظ وآلية الجرد.

ففي إمارة رأس الخيمة نظم الأرشيف الوطني بالتعاون مع الأمانة العامة للمجلس التنفيذي ورشة توعوية حول " أهمية الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية" حضرها عدد من كبار المسؤولين في الإمارة، حيث تطرقت الورشة إلى القانون الاتحادي الخاص بالأرشيف الوطني رقم 7 لعام 2008م، ولائحته التنفيذية، وركزت في ما حققه الأرشيف الوطني من نجاح على صعيد حفظ سجلات الوثائق، وقد شخّص الأرشيف الوطني أرشيفات الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية مما أسفر عن نقلة نوعية وتطور نوعي في حفظ السجلات الأرشيفية وتنظيمها، بعدما كانت الوثائق التاريخية تعاني الإهمال، ولكنه وبعد صدور القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008م بشأن الأرشيف الوطني، والقوانين المعدّلة له، ولائحته التنفيذية، تبلورت السياسات والمعايير الواجب اتباعها والالتزام بها في تنظيم الأرشيفات وفق المقاييس العالمية.

وقدمت الورشة عرضاً سريعاً لأساليب حفظ الوثائق وسبل فهرستها وأرشفتها منذ نشأتها في الإدارات ودورة حياتها حسب متطلبات القانون الاتحادي ولائحته التنفيذية بناء على المقاييس العالمية المعتمدة، وتناول أيضاً أهمية الوثيقة الإلكترونية، وإجراءات تحويل الوثيقة الورقية إلى إلكترونية وكيفية الاحتفاظ بها، على المدى الطويل ومن ثم تحويلها إلى الأرشيف الوطني.

وبمدينة العين نظم الأرشيف الوطني بالتعاون مع مؤسسة الرعاية الاجتماعية وشؤون القصر- ورشة عمل بعنوان " تحليل الأعمال وبناء خطة التصنيف الوظائفي للملفات في المؤسسة" طبقاً للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م بشأن الأرشيف الوطني، والقوانين المعدلة له، حيث يتم من خلالها تصنيف الوثائق بجمعها داخل تصنيفات ومجموعات متجانسة أو متشابهة. ومن جهة أخرى تحليل أعمال الجهة الحكومية وتحديد احتياجات الوثائق وتقييم الأنظمة الموجودة وتحديد الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات اللازمة وتصميم نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة.

كما نظم الأرشيف الوطني بالتعاون مع كل من دائرة النقل في أبو ظبي وبلدية مدينة العين ورشتين توعويتين بعنوان "جرد الوثائق في الجهات الحكومية" شارك فيهما موظفو الدائرة والبلدية.

وسلطت الورشتان الضوء على أهمية جرد الوثائق، وتفاصيل كل مرحلة من مراحل الجرد، ونوهت الورشة إلى أهمية إعداد خطة متكاملة لإجراء الجرد تتضمن القرار الإداري بتشكيل لجنة، وفريق عمل، وتحديد خطة عمل واعتماد الاستمارات الخاصة بالجرد.

وفي كل من وزارة البيئة والتغير المناخي، وبلدية الفجيرة قام وفد من الأرشيف الوطني بشرح عملية جرد الوثائق والملفات في الجهات الحكومية أمام عدد كبير من الموظفين المعنيين بإدارة الوثائق والأرشيف، وتناول الوفد عملية التحضير لجرد الملفات، وآلية تنفيذها، ومخرجات عملية الجرد، وتأتي هذه الفعالية في إطار سعي الأرشيف الوطني لتنظيم وتطوير الأرشيف الحكومي بما يتوافق أيضاً مع القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني، والقوانين المعدّلة له، ولائحته التنفيذية، وجهوده المبذولة في تدريب وتأهيل كوادر أرشيفية لإدارة الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية بالدولة.