الأرشيف الوطني يدرب موظفي الجهات الحكومية على جرد الملفات
نظم الأرشيف الوطني بمقره دورة تدريبية بعنوان: "جرد الملفات في الجهات الحكومية" شارك فيها أكثر من أربعين موظفاً معنيًّا بإدارة الوثائق والأرشيف بتلك الجهات، وتضمن برنامج الدورة -التي استمرت يوماً واحداً- ثلاثة محاور رئيسة هي: التحضير لعملية جرد الملفات، وآلية تنفيذها، ومخرجات عملية جرد الملفات. وفي ختام الدورة وزّع الأرشيف الوطني شهادات على المشاركين، وتأتي هذه الدورة في إطار سعي الأرشيف الوطني لتنظيم وتطوير الأرشيف الحكومي بما يتوافق مع القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم 1 لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، وجهوده المبذولة في تدريب كوادر أرشيفية لإدارة الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية بالدولة، وتأهيلها.
ركزت الدورة التدريبية التي حاضر فيها خبراء من الأرشيف الوطني في أهمية جرد الوثائق، وتفاصيل كل مرحلة من مراحل الجرد؛ مشيرين إلى أن التحضير لعملية جرد الوثائق يتطلب تحديد المواقع المطلوب جرد الوثائق فيها، وإعداد ملصقات لترقيم المواقع والرفوف والخزائن، ووضع الملصقات في المكان المناسب، وإعلام الوحدة التنظيمية بموعد البدء بالجرد. ثم انعطفت الدورة نحو المرحلة الأساسية وهي تنفيذ عملية الجرد، وتتمثل هذه المرحلة بتحديد رقم الملف وعنوانه وتاريخه، وتدوين بيانات الملف في نموذج جرد الوثائق.
وفيما يتعلق بجرد الأرشيف المبعثر أكد الخبراء على أهمية إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر بطريقة علمية صحيحة، إذ قدموا للمشاركين شرحاً حول القواعد والإجراءات والتعليمات المتبعة في هذا المجال.
ويذكر أن الأرشيف الوطني يعمل لتنظيم أرشيفات الجهات الرسمية بزيارتها وتشخيصها، ويعمل أيضاً لتدريب موظفي الجهات الحكومية وتأهيلهم من خلال عقد الندوات التعريفية. وقد استطاع أن ينشر الوعي بأهمية التوثيق والأرشفة، وأن يوقف نزيف الأرشيفات وإتلافها العشوائي، وأن يحدّ من الممارسات الخاطئة فيها.
