الأرشيف الوطني يبحث مع البلدية والنقل في المنطقة الغربية سبل الأرشفة النموذجية

بحث الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ووفد من دائرة شؤون البلدية والنقل في المنطقة الغربية سبل التعاون في إطار تحديث الأنظمة والبرامج الأرشيفية ومدى إمكانية الاستعانة بخبرات الأرشيف الوطني في تنظيم أرشيفات دائرة شؤون البلدية والنقل وترتيبها.

جاء ذلك لدى زيارة قام بها وفد من دائرة شؤون البلدية والنقل في المنطقة الغربية؛ إذ إن الدائرة بصدد تعيين أرشيفيين متخصصين لتجهيز مقر الأرشيف الورقي في الدائرة، وفي الوقت نفسه يعملون على تحديث الأنظمة والبرامج الأرشيفية؛ لذلك تعرفوا على جوانب من تجربة الأرشيف الوطني في حفظ الأرشيفين الورقي والإلكتروني وفق أرقى المعايير والممارسات المتبعة، وبحث وفد دائرة شؤون البلدية والنقل في المنطقة الغربية مع الأرشيف الوطني مدى إمكانية الأرشيف الوطني تقديم دورات تدريبية متخصصة للكادر الأرشيفي في المنطقة الغربية، أسوة بالدورات التدريبية التي نظمها في جميع إمارات الدولة.

من جانبه قام الأرشيف الوطني باستعراض البرامج الإلكترونية المستخدمة حالياً في رقمنة الوثائق والسجلات التاريخية وحفظها وإتاحتها للباحثين والمستفيدين، والبرامج الإلكترونية المستخدمة في مجال المراسلات الداخلية، وقدم للوفد الضيف تفاصيل حول هذه البرمجيات وأساليب استخدامها، وصيانتها وجدواها.

واطلع وفد دائرة شؤون البلدية والنقل في المنطقة الغربية على الملفات والصناديق الورقية المعتمدة في حفظ الوثائق الورقية التاريخية في الأرشيف الوطني، وتعرّف على مزاياها وكيفية حفظ الوثائق التاريخية فيها دون المساس بها، واطلع على المستودع الخاص بحفظ هذه الصناديق والسجلات الورقية، والذي تتوفر فيه الشروط المناسبة للأرشيف النموذجي الذي يسهم في إطالة عمر الوثيقة.

وتناول الاجتماع الذي جمع وفد دائرة شؤون البلدية والنقل في المنطقة الغربية بخبراء الأرشيف بمقر الأرشيف الوطني الأفكار ووجهات النظر في قضايا أرشيفية مهمة مثل: تصنيف الوثائق وحفظها، وسبل تداولها بين الموظفين في مراحل انتقالها من الأرشيف الجاري إلى الأرشيف الوسيط، لتدخل بعد ذلك حيز الأرشيف التاريخي، ويحال منها غير المفيد والمهم للإتلاف بناء على موافقة رسمية من الأرشيف الوطني.

وفي ختام الزيارة تجول الوفد الضيف في قاعة الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان التي تتضمن نماذج من الوثائق المكتوبة، والصور الفوتوغرافية، والخرائط، وألبومات إلكترونية لقادة دولة الإمارات وأبرز رجالاتها.

وتضمن برنامج الزيارة أيضاً جولة في مكتبة الإمارات حيث اطلع الضيوف على أبرز محتوياتها من المراجع والمصادر الورقية والإلكترونية، والكتب والدوريات والرسائل الجامعية المتخصصة، وعلى أساليب الاستفادة من مقتنياتها.

وتابع الضيوف في قاعة الشيخ محمد بن زايد للواقع الافتراضي فيلماً وثائقياً ثلاثي الأبعاد عن ماضي دولة الإمارات وحاضرها، وعن الأرشيف الوطني ودوره في حفظ ذاكرة الوطن، المتمثلة بتاريخ وتراث دولة الإمارات ومنطقة الخليج.

  الجدير بالذكر أن الأرشيف الوطني يولي المنطقة الغربية اهتماماً خاصاً إيماناً منه بأهمية تاريخها وتراثها، وفي هذا الإطار - وضمن تطلعاته إلى تنظيم أرشيفات الدولة الرسمية واتباع أفضل المعايير الدولية في أرشيفات الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية- فقد قام بتنظيم عدد من أرشيفات الجهات الرسمية في المنطقة الغربية أو التابعة لها، وأبرزها أرشيفات: بلدية المنطقة الغربية، دائرة الشؤون البلدية، مجلس تنمية المنطقة الغربية، مستشفى مدينة زايد في المنطقة الغربية، المنطقة الغربية التعليمية.