الخدمات المساندة
تقدم هذه الإدارة الدعم للأرشيف و المكتبة الوطنية في الشؤون المالية والموارد البشرية، وتقنية نظم المعلومات والحاسب الآلي، إضافة إلى الخدمات الإدارية، وأرشيف الارشيف و المكتبة الوطنية. وتشرف على جميع شؤون الموظفين الخاصة، وإعداد الموازنة الخاصة بالارشيف و المكتبة الوطنية بالتنسيق مع الإدارات التابعة لها، ومتابعة تنفيذ الميزانية المعتمدة بصفة باستمرار، وإحكام الرقابة المالية على أنشطة الارشيف و المكتبة الوطنية المتنوعة، ومتابعة جميع أعمال الخدمات العامة، وصيانة الإدارات. تُعِدّ الإدارة خطةَ حاجات الارشيف و المكتبة الوطنية من القوة البشرية وغيرها بالتعاون والتنسيق مع باقي الإدارات، وإعداد التقارير الفنية، وتقارير تطوير العمل، والإحصائيات، وجداول البيانات الخاصة بالعمليات ورفعها إلى المدير العام، واقتراح ما تراه مناسباً لتطوير العمل. وتحتوي هذه الإدارة على خمسة أقسام:
1. قسم تقنية المعلومات:
يكمن دور قسم تقنية المعلومات بتوفير الدعم الفني الفعّال والمساندة التقنية لكافة الوحدات التنظيمية في الأرشيف و المكتبة الوطنية، من خلال تلبية كافة المتطلبات والاحتياجات التقنية من نظم وبرمجيات وتطبيقات وأمن إلكتروني، بالإضافة الى الإشراف على البنية التحتية التقنية ودعمها وحمايتها بما تحتويه من أنظمة و معدات و أجهزة متعددة ومتطورة وحديثة، وإدارة الشبكات وصيانتها ووضع الأنظمة الإلكترونية الخاصة بالحفاظ على سرية المعلومات وحمايتها لاستمرارية مطابقة المعايير العالمية المطلوبة لشهادة الآيزو 27001 الخاص بأمن المعلومات التي تم الحصول عليها في الأرشيف و المكتبة الوطنية .
كما يتولى القسم تطوير ودعم وصيانة جميع أنظمة الخدمات الذكية والالكترونية والتطبيقات التقنية لكافة الوحدات التنظيمية في الأرشيف و المكتبة الوطنية.
2. قسم الموارد البشرية والتطوير الوظيفي:
يتولى مهمة جذب الكفاءات المواطنة والمهارات العالية وتوظيفها وتدريبها، تلك الكفاءات المستعدّة للعمل والإنتاج؛ لتحقيق أهداف الأرشيف و المكتبة الوطنية ورؤيته، ومتابعة شؤونهم منذ لحظة التوظيف حتى انتهاء خدمتهم في الأرشيف و المكتبة الوطنية. ويهتم بإيصال سياسات الموارد البشرية إلى جميع الموظفين، ويسعى في زيادة الرضى الوظيفي، وتحقيق طموحات الموظفين بأعلى قدر ممكن بالمحافظة على السياسات العامة، ومتطلبات العمل السّويّ.
تأتي عملية تطوير العاملين وتدريبهم في الأرشيف و المكتبة الوطنية ضمن أولويات القسم ومهامّه بتحفيز الموظفين، وتدريبهم للوصول إلى أعلى مستوى من جودة الإنتاج وكفاءته؛ تحقيقاً لمصلحة العمل والموظف معاً.
3. قسم المالية والمشتريات:
يُعِدُّ قسم المالية رواتب الموظفين، والميزانيات التقديرية المعتمدة ويتابعها، ويتابع أيضًا حسابات المصرف، ويدقّق الفواتير قبل صرفها، ويتحقّق سلامةَ الإجراءات المالية ومطابقتها، ويحفظ السجلات والدفاتر النظامية للواردات والمصروفات، ويقدّم التقارير الدورية للإدارات، ويُعِدّ الحسابات الختامية السنوية.
قسم المالية المشتريات هو وسيلة الاتصال الرئيسة التي يتم بها تأمين حاجات جميع الإدارات ولوازمها، وهو أيضاً حلقة الاتصال مع المورِّدين والمتعهدين، ويؤدّي دوراً رئيساً في إعلان المناقصات وإرسائها.
4. قسم الدعم اللوجستي:
يدير هذا القسم أصول الارشيف و المكتبة الوطنية ويحافظ عليها لتقديم أفضل الخدمات للمستفيدين داخلَ الارشيف و المكتبة الوطنية، ويحافظ أيضاً على إتاحة بيئة عمل آمنة وصحية واستمرارها، والتحقق الدائم من عمل أدوات الصحة والسلامة وجاهزيتها في خدمة مبنى الارشيف و المكتبة الوطنية والموظفين.
5. قسم الأرشيف المركزي:
من مهامه الأساسية إنشاء الأرشيف المركزي الموحَّد وإدارته وتطويره، وهو حلقة التواصل بين كافة الإدارات بنظام إدارة السجلات الإلكتروني الموحَّد بمواصفات عالمية بترميز المراسلات الداخلية والخارجية الصادرة والواردة، واستقبالها وإرسالها وأرشفتها، وحفظ كافة المراسلات الداخلية والخارجية إلكترونيًّا في الأرشيف المؤقت يوميًّا، وأسبوعيًّا، وشهريًّا في الأرشيف الدائم؛ تسهيلاً لحفظها وحمايتها واسترجاعها حسب ما تقتضيه حاجة العمل.
ومن المهام الرئيسة للقسم: المحافظة على المعاملات والوثائق الرسمية من التلف والضياع، وفرز قائمة بجميع الملفات، وعرضها على لجنة الإتلاف، واتباع الطريقة المستخدمة في عملية الإتلاف حسب المواصفات المتبعة.
